每到年底，數(shù)夫的售后服務工程師都很忙，因為公司規(guī)定，年底必須對的自己服務的客戶進行一次ERP使用狀況體檢，并且要上報給企業(yè)老板。筆者剛好參加了對一家企業(yè)的體檢。這不查沒感覺，一查嚇一跳。這家企業(yè)存在的問題還真多。筆者下面將這家企業(yè)的業(yè)務做一個簡單的介紹，然后再將它們存在的問題做一下分析。各位讀者可以看看，自己企業(yè)是否存在這樣的問題。
問題三：手工采購訂單脫離了與銷售訂單的關聯(lián)接單型的生產(chǎn)企業(yè)，在采購環(huán)節(jié)中，很重要的一個特點就是大部分物料都是根據(jù)銷售訂單來采購。即采購訂單與銷售訂單之間也有很直接的關聯(lián)。此時就可以根據(jù)銷售訂單去追蹤物料的到料情況，并安排相關的生產(chǎn)計劃。這本來是一種很好的管理途徑。但是在實際工作中，由于手工訂單的存在，導致采購訂單與銷售訂單之間脫離了關系。
當銷售訂單與采購訂單之間的鏈條斷掉時，在管理上就會出現(xiàn)種種問題。如無法準確統(tǒng)計銷售訂單的采購成本、無法根據(jù)銷售訂單來追蹤物料等等。應對措施：
企業(yè)用戶為什么在系統(tǒng)中要開手工采購訂單呢？這有很多種原因。不同的原因需要采用不同的解決方式。筆者這里舉兩個比較典型的例子。各位讀者可以舉一反三，找到合適自己的解決方案。
一是采購分單導致的手工采購訂單。如現(xiàn)在某個原材料，數(shù)量比較多，假設有十萬套。此時如果交給一個供應商來進行生產(chǎn)，交期上可能來不及。此時采購就會考慮將這個原材料分別下給兩家以上的供應商。可是從銷售訂單-請夠單-采購單這個鏈條中，其默認都只是下給一家供應商。用戶在操作時，是先更改采購訂單的數(shù)量，然后將剩余的材料再手工開單，下給另外一家供應商。這就是問題的癥結所在。針對這種情況，筆者的建議是，可以再跑一次請購單到采購單的作業(yè)。在采購訂單上更改數(shù)量并審核之后，請購單上的請購數(shù)量與采購數(shù)量就對不上。
此時就可以讓系統(tǒng)再走一次請購轉采購的流程，讓系統(tǒng)再將剩余的數(shù)量自動生成一張采購訂單，這也就是說，一張請購單對應多張采購訂單。其實這么操作工作量并不沒有增加。因為采購訂單不需要手工下，系統(tǒng)仍然可以自動生成。而保證了銷售訂單與采購訂單之間的鏈條關系。
二是采購訂單作廢導致的手工訂單。在實際工作中，由于種種的原因，采購訂單會有作廢的情況。如供應商不能夠按時交滿所有的貨物或者質(zhì)量不令人滿意，此時采購訂單就會有作廢或者部分作廢的情況。用戶在操作時，他們會將作廢的數(shù)量，通過手工開單的形式交給其他供應商生產(chǎn)。這也是導致手工訂單存在的一個原因。針對這種情況，其實解決起來也并不難。用戶可以先將原有的采購訂單作廢（如果只有采購訂單中的某一項物料有問題，可以將采購訂單行單項作廢）或者重新打開采購訂單（只要沒有交貨，用戶就可以直接對采購訂單撤銷審核，然后更改供應商）。如果采取作廢的形式，那么在物料申購單上其申請的數(shù)量與采購的數(shù)量就會不一致，用戶可以重新走一次流程，來生成采購訂單。這么操作就可以保障銷售訂單與重新下的采購訂單之間的關聯(lián)，從而方便后續(xù)物料的追蹤動作。
另外在實際工作中，由于新供應商沒有及時審核（新供應商可能要多個部門審核后才能錄入到系統(tǒng)中）、價格的限制（采購訂單價格有最高的限制，而供應商不同意這個價格，正在協(xié)商）等原因，也會造成手工訂單的情況。這些內(nèi)容主要是管理流程上的問題，光靠系統(tǒng)還很難解決。總之，實施顧問在維護采購訂單時，要做到無單采購的限制。在ERP系統(tǒng)運行到一定的階段，這個控制還是做的到的。執(zhí)行無單采購的限制之后，就能夠有效的解決銷售訂單與采購訂單脫節(jié)的問題。
